Les réunions virtuelles

Que signifie une réunion virtuelle ou une réunion à distance ? Quel sont les avantages pour les entreprises de faire des réunions en visioconférence ? Quels sont les éléments à avoir en tête lorsque que vous choisissez un logiciel de réunion virtuelle ? Nous allons répondre à toutes vos questions et nous comparerons ensuite les plateformes les plus utilisées.
 

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?

Les réunions virtuelles permettent à leurs participants de faire des réunions en ligne, à distance, à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou bien même de leur smartphone.

Le système crée un lien de réunion (URL) unique que vous pouvez envoyer à tous les participants de la réunion. Chaque participant, où qu’il soit, sera amené virtuellement dans une salle de réunion et pourra voir, écouter et parler avec ses interlocuteurs pendant la réunion en ligne. Il leur suffit d’avoir une connexion Internet et une plateforme adaptée à leurs besoins.

Les réunions virtuelles sont aussi appelées réunions à distance, réunions en ligne, vidéoconférences ou encore visioconférences.

Quels sont les avantages des réunions à distance ? 

Les réunions virtuelles deviennent de plus en plus tendance, que ce soit au bureau ou à la maison. 

Dans le cadre professionnel, les employés qui participent régulièrement à des réunions à l’extérieur ont vite remarqué l’efficacité des réunions en vidéoconférence. Fini les longs trajets, les heures perdues dans les bouchons et le stress d’arriver en retard. Ces employés préfèrent nettement (quand la situation s’y prête) rester au bureau, s’installer à leur aise dans une salle de réunion et commencer leur meeting à distance. 

Les réunions virtuelles s’invitent aussi dans notre espace privé. Les employés sont de plus en plus attirés par le télétravail afin d’améliorer leur confort de vie. Ils évitent ainsi de longs et coûteux trajets en voiture ou la cohue des transports en commun. En évitant ces longs trajets, ils jouissent davantage de temps libre à la maison. C’est également pratique si un ouvrier doit passer chez eux, pour la réception d’un colis important ou pour travailler sur un dossier qui requiert une forte concentration, sans être dérangé par leurs collègues. 

Que ce soit dans la sphère professionnelle ou privée, l’employeur y trouve également son compte. Les frais de location de salles de réunion, les dépenses liées aux frais kilométriques ou aux transports en commun sont fortement réduits. Il en ressort également un besoin amoindri des espaces de travail. Plusieurs sociétés utilisent désormais le système du flex-desking (mode d'organisation suivant lequel plusieurs personnes occupent le même espace de travail à tour de rôle) et certaines pensent même, dans le futur, à ne plus avoir de bureaux dédiés en généralisant le télétravail à tous leurs employés.

Utiliser une plateforme de réunion virtuelle c’est également un geste respectueux de pour l’environnement : moins de déplacements en voiture, moins de voyages d’affaire donc moins de pollution. 

Les réunions virtuelles ont donc de nombreux avantages socio-économiques et écologiques. Elles sont généralement simples à organiser et permettent aux employés d’améliorer leur productivité tout en se trouvant aux 4 coins du monde.

Pour tous ces avantages, les réunions à distance n’ont cessé de se démocratiser. La pandémie du COVID-19 a décuplé cette tendance en imposant aux employeurs de trouver rapidement des outils de collaboration et de vidéo-conférence afin que leurs employés puissent rester performants à distance. Cependant, il est primordial d’utiliser des logiciels adaptés à votre société et d’adopter les bons réflexes pour que ces réunions soient efficaces. 

Comment bien organiser et préparer vos réunions virtuelles ?
 

1.    Coordonnez vos agendas et les points à l’ordre du jour

Une réunion virtuelle implique par définition plusieurs personnes. Prévenez-les à l’avance de votre intention de faire une réunion à distance. Mentionnez le sujet de la réunion, les points à aborder, le nom des autres participants, la date et l’heure de la réunion (attention tout de même au décalage horaire, les participants ne se trouvent pas toujours sur le même fuseau horaire que le vôtre !). 
Certains logiciels de réunions virtuelles vous permettent de créer des réunions à l’avance et vous donnent déjà l’URL de celle-ci. Partagez-la également avec vos collaborateurs. Ainsi chacun reçoit les mêmes informations et peut se préparer au mieux pour la réunion. 

Le + : Si votre entreprise utilise un outil de calendrier partagé, ajoutez cette réunion dans l’agenda de chaque participant avec l’URL de la réunion. Ceci peut être automatisé avec certains logiciels de vidéoconférence. 
 

2.    Un bon environnement de travail et un timing impeccable 

Dix minutes avant la réunion, assurez-vous d’être dans un endroit calme avec une excellente connexion Internet où vous vous sentez à l’aise. Il est essentiel que vous ne vous trouviez pas dans un endroit avec du passage ou une quelconque nuisance sonore. Si vous travaillez de chez vous, demandez à vos proches de ne pas vous déranger pendant le temps de la réunion et assurez-vous que vos animaux de compagnie ne viennent pas faire coucou à la caméra.

Choisissez un endroit avec une luminosité agréable, sans contre-jour. Vérifiez toujours que le décor qui se trouve derrière vous soit neutre, propre et un minimum rangé.

Le + : Si vous télétravaillez souvent et que vous avez régulièrement des réunions avec des personnes externes à votre entreprise, ça vaut la peine de faire imprimer une affiche ou un roll-up (kakémono) aux couleurs de votre entreprise qui vous servira d’arrière-plan. 
 

3.    Une phase de test

Les meilleurs logiciels de réunions virtuelles vous proposent une phase de test. Celle-ci est nécessaire car elle vous permet de tester votre micro et votre caméra avant de rentrer dans la réunion. Vous serez donc fin prêt pour commencer la réunion dans de bonnes conditions et vous ne passerez pas 10 minutes gênantes à régler vos problèmes techniques sous les yeux de vos collègues et managers. 
 

4.    Une réunion efficace

Assurez-vous que tous les participants soient présents mais aussi qu’ils se présentent s’ils se rencontrent pour la première fois. Comme dans une réunion physique, chacun doit pouvoir comprendre le rôle des interlocuteurs participant à la réunion.  
Passez ensuite en revue l’objectif de la réunion et la liste des sujets à aborder.

Ce n’est pas parce que la réunion se passe à distance que la prise de notes devient superflue. Désignez une personne qui prendra note ou prenez des notes collectives si la plateforme de réunion virtuelle vous le permet.

Le +: Un « leader » peut être désigné pour coordonner les interlocuteurs, pour éviter les interventions simultanées des différentes parties, et afin de s’assurer que chacun donne son avis.

Pour que la réunion soit encore plus efficace, il est primordial que vous choisissiez le bon logiciel de réunions virtuelles et les fonctionnalités adaptées à vos besoins. 
 

Comment choisir le bon logiciel pour vos communications virtuelles ?

Une réunion à distance réussie commence toujours par le choix d’un outil efficace et adapté aux besoins de votre entreprise. 
 

1.    La simplicité avant tout 

Un bon logiciel de réunion virtuelle est tout d’abord un outil simple à utiliser. Pouvoir communiquer rapidement et simplement est la clé. Si la plateforme de réunion en ligne n’est pas intuitive et que chaque participant met 10 minutes à comprendre le fonctionnement de l'outil, vous allez perdre énormément de temps à chaque réunion. Choisissez un outil accessible et compréhensible pour tout type de personne, même celles qui n’ont pas un profil « tech ». 

Le + : Il existe des logiciels où les participants peuvent accéder aux salles de réunions sans devoir télécharger d’application ou de plug-in et sans devoir préalablement s’inscrire ou se connecter au logiciel . Ils n’ont qu’à cliquer sur le lien URL et ils seront directement dirigés vers la salle de réunion. 

2.    Des fonctionnalités qui vous correspondent

Plusieurs logiciels vous proposent soit une plateforme de vidéoconférence simple à utiliser mais qui ne comporte aucune autre fonctionnalité pour faire des réunions virtuelles plus efficaces ou soit une panoplie de fonctionnalités, ce qui complexifie l’utilisation de la plateforme. 
Analysez en 5 minutes quels sont les besoins de votre organisation. Qu’est-ce qui est essentiel pour vous ? Voici une liste de fonctionnalités qui sont le plus souvent utilisées par les entreprises : 
-    Le partage de documents : possibilité de transmettre en temps réel des supports visuels favorisant la compréhension (image, Powerpoint, Word, video, etc.)
-    La prise de note collaborative ou personnelle 
-    Le partage d’écran (voyez directement l’écran d’un des participants) 
-    L’ordre du jour (la possibilité d’écrire les points à aborder)
-    Le tableau blanc (si un participant a besoin de dessiner quelque chose)
-    Etc. 

3.    Une phase de test

La possibilité de pourvoir tester votre micro et votre caméra est toujours un atout supplémentaire. 

4.    Un outil sécurisé 

Choisissez un service de réunions virtuelles sécurisé ! Pendant vos réunions, vous partagez forcément des données sur vous ou sur votre entreprise, assurez-vous d’utiliser un logiciel qui crypte vos données et protège la confidentialité de vos réunions. 

5.    Des salles de réunion personnalisables

Certains logiciels vous offrent la possibilité de personnaliser vos salles de réunions virtuelles, c’est-à-dire qu’au lieu d’utiliser une plateforme avec le logo du logiciel (Zoom, Teams, Google Meet, etc.), vous pouvez insérer votre propre logo, vos propres couleurs sur la plateforme et même renommer vos salles de réunions virtuelles. Ainsi quand vous envoyez un lien URL à vos collègues, clients, collaborateurs et partenaires, le lien les amènera sur « votre » plateforme personnalisée. 

6.    Possibilité de marque blanche 

Certaines plateformes vous permettent de créer votre propre marque blanche. Vous pouvez non seulement personnaliser vos salles mais aussi choisir votre propre URL (meeting.mondomaine.com), de personnaliser vos invitations aux réunions virtuelles et d'accéder aux API du logiciel.

Comparaison rapide des outils de réunions virtuelles les plus populaires

Vous ne savez toujours pas vers quel outil vous diriger ? Voici une comparaison rapide entre les logiciels les plus utilisés et une analyse en fonction de la taille de votre entreprise et des logiciels que vous utilisez déjà. 

Tableau comparatif
 

Quel logiciel pour quel type d'entreprise ?
 

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Pour plus d'information, consultez cet article qui compare également les plateformes de vidéoconférence les plus connues. 

Nous vous conseillons fortement ensuite de tester les plateformes et d'en juger par vous-même si vous avez toujours des hésitations. 

 

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